L'area Anagrafiche è il CRM di Realplat. Qui gestisci le persone con cui lavori: chi cerca casa, chi vende o affitta e tutti gli altri contatti utili.
Dalla barra laterale apri il gruppo Anagrafiche e scegli:
Ogni anagrafica ha una scheda con lo storico completo: note, email inviate e ricevute, immobili proposti, richieste, ricerche e promemoria.
{info} Alcune parti della scheda (Pipeline, WhatsApp) compaiono solo se la tua agenzia ha attivato quelle funzioni. Le trovi descritte in Pipeline e WhatsApp.
| Tipologia | Colore avatar | Cosa trovi nella scheda |
|---|---|---|
| Cliente | Verde acqua | Immobili di interesse, Pipeline, Storico, Richieste, Ricerca, Abbinamenti, Promemoria |
| Proprietario | Viola | Immobili di proprietà, Storico, Promemoria, Dati bancari |
| Contatto | Giallo | Storico, Promemoria |
Un cliente può essere anche proprietario. Nel modulo di modifica del cliente spunta È anche Proprietario: nella lista comparirà come "Cliente e Proprietario", l'avatar diventa viola e nella scheda compare la sezione Dati bancari.
{warning} Nella versione attuale non esiste un comando per trasformare un contatto da una tipologia all'altra (per esempio da Rubrica a Cliente). Se ti serve, crea l'anagrafica nella sezione giusta.
Cosa vedi dipende dal tuo ruolo e dai permessi che l'amministratore ti ha dato in Impostazioni > Utenti.
| Utente | Cosa vede nella lista |
|---|---|
| Titolare o Admin | Tutti i contatti dell'agenzia |
| Con permesso di visualizzazione o modifica su "Contatti e Proprietari" | Tutti i contatti dell'agenzia |
| Con permesso su "Clienti" o su "Proprietari" | Tutti i contatti di quella tipologia |
| Tutti gli altri | Solo i contatti a cui è assegnato |
Se un contatto compare nella lista ma non hai i permessi per vederne i dettagli, vedi solo le iniziali al posto del nome e le scritte (telefono nascosto) ed (email nascosta). Non vedi indirizzo, ragione sociale, partita IVA, dati bancari e note interne.
Un contatto può essere assegnato a più agenti. Gli agenti assegnati si gestiscono nel modulo di modifica, sezione Utenti assegnati (deve restarne almeno uno). Chi crea il contatto viene assegnato in automatico.
È un permesso speciale per chi smista i contatti in arrivo. Con questo permesso la lista Clienti non si apre filtrata sui tuoi clienti e viene ordinata per data di arrivo del contatto. Non allarga la visibilità: per vedere più contatti servono i permessi descritti sopra.
Ogni riga della lista mostra:
Cliccando sull'icona della nota si espande l'ultima nota. Cliccando sulla barra dell'ultimo immobile apri quell'immobile. Il menu ⋮ contiene Apri in un nuovo tab.
{warning} I clienti arrivati negli ultimi 7 giorni con cui nessun agente assegnato ha ancora interagito hanno lo sfondo rosso. Il rosso sparisce quando un agente assegnato scrive una nota o crea un appuntamento con il cliente.
La prima volta che apri Clienti, se non hai il permesso "Gestore Contatti", la lista è già filtrata con Utente = te. Puoi togliere il filtro in qualsiasi momento.
Se preferisci vedere sempre tutti i clienti, vai su Impostazioni Personali e attiva Mostra tutti i clienti.
Scegli quanti risultati vedere per pagina: 10, 25 (predefinito), 50 o 100. In fondo trovi "Pagina X di Y" e il totale "N risultati trovati".
Usa la barra Cerca per nome, email, telefono o ID... in alto. La ricerca parte da sola mezzo secondo dopo che smetti di scrivere.
| Cosa scrivi | Cosa trova |
|---|---|
#123 |
Solo il contatto con ID 123 |
| Solo cifre, fino a 6 | L'ID oppure i telefoni che finiscono con quelle cifre |
| Un numero di almeno 7 cifre | I telefoni che lo contengono |
| Nome e cognome | Le combinazioni di nome e cognome, in qualsiasi ordine |
| Altro testo | Nome, cognome, email, ragione sociale, ID e testo delle Note Interne |
Il bottone con le virgolette (Ricerca esatta) cerca solo corrispondenze identiche su nome, cognome, email, ragione sociale, note interne, ID e telefono. Usala quando conosci il dato preciso.
Se non trovi nulla con un termine di almeno 3 lettere, Realplat propone fino a 5 nomi simili sotto Forse cercavi:. Clicca un nome per cercarlo.
Clicca Filtri (icona a imbuto). Un pallino rosso indica che c'è almeno un filtro attivo; Reset Filtri li toglie tutti.
| Filtro | Valori |
|---|---|
| Stato | Gli stati configurati dalla tua agenzia |
| Fonte | Le fonti configurate (non disponibile in Rubrica) |
| Utente | Gli agenti attivi dell'agenzia |
| Privacy | Tutti, Approvata, In attesa, Negata, Non richiesta |
| Tipo Richiesta | Tutti i tipi, Vendita, Affitto |
Con Mostra filtri aggiuntivi trovi anche:
Solo nella lista Clienti trovi Ordina per:
| Opzione | Ordina per |
|---|---|
| Assegnazione immobile | Ultimo immobile tuo (o dell'agente filtrato) assegnato al cliente (predefinito) |
| Richiesta più recente | Data dell'ultima richiesta |
| Attività in uscita | Ultima nota o attività dell'agenzia |
| Attività in entrata | Ultima email ricevuta dal cliente |
| Creazione cliente | Data di creazione |
La scelta resta memorizzata nel tuo browser. Proprietari e Rubrica sono sempre ordinati per data di contatto, dalla più recente.
{warning} Il contatto viene creato appena clicchi +. Se chiudi il modulo con Annulla, resta un'anagrafica vuota: eliminala dalla scheda con Opzioni > Elimina.
Quando crei un cliente, Realplat aggiunge in automatico una prima richiesta di acquisto vuota, che puoi completare nella scheda Richieste.
| Campo | Note |
|---|---|
| Titolo | Gentile, Sig., Sig.ra, Sig.na, Sig.ri, Società |
| Nome e Cognome | Serve almeno uno dei due |
| Telefono Principale | Almeno 7 cifre. Il Telefono Secondario compare dopo aver compilato il primo |
| Email Principale | L'Email Secondaria compare dopo aver compilato la prima |
| Casella WhatsApp | Accanto a ogni telefono: indica quale numero usa WhatsApp |
| Entro quanto deve trovare casa | Solo clienti: Non specificato, 3 mesi, 6 mesi, 12 mesi |
| Ragione Sociale, Codice IVA, Indirizzo, Comune | Per il comune puoi usare Cerca in tutte le nazioni |
| Ultima interazione cliente | Data, con un bottone per impostare oggi |
| Fonte, Classificazione, Lingua | La lingua decide in che lingua il contatto riceve le email |
| Flags | Contrassegni configurati dall'agenzia |
| Utenti assegnati | Con Aggiungi utente; almeno uno |
Regole di validazione:
{info} Nel numero di telefono usa sempre il prefisso internazionale (es. +39 o +41). Se manca il "+", nella scheda compare l'avviso "Formato numero non corretto.".
Se l'agenzia ha attivato Controlla duplicati prima di creare contatti (in Impostazioni agenzia), cliccando + si apre prima una finestra:
{info} Il controllo confronta solo email e telefono, in modo esatto, e solo nella stessa tipologia. Per trovare i duplicati già presenti usa la pagina Contatti Duplicati.
In alto vedi bandiera della lingua, avatar, titolo, nome, ragione sociale e indirizzo. Seguono i badge:
| Bottone | Cosa fa |
|---|---|
| Chiama | Avvia la chiamata. Con due numeri scegli tra Principale e Secondario. Dopo un secondo si apre la finestra per scrivere una nota sulla chiamata |
| Apre il modulo per scrivere una mail al contatto (vedi Mail). Con due indirizzi scegli quale usare | |
| W | Apre WhatsApp sul tuo telefono o computer con il numero del contatto |
| B | Apre la scheda WhatsApp Business dentro Realplat (solo se attiva) |
Sotto l'intestazione trovi i recapiti (clicca per chiamare, icona per copiare), Cerca entro N mesi e Fonte. Seguono le sezioni apribili:
| Scheda | Per chi | Contenuto |
|---|---|---|
| Immobili | Clienti, proprietari | Immobili di interesse o di proprietà |
| Pipeline | Clienti | Visite in Pipeline Vendite (solo se la Pipeline è attiva e hai accesso) |
| Storico | Tutti | Note, email, chiamate, feedback |
| Clienti con numero WhatsApp | Conversazione WhatsApp Business (solo se attiva) | |
| Richieste | Clienti | Richieste di acquisto o affitto |
| Ricerca | Clienti | Criteri di ricerca dell'immobile |
| Abbinamenti | Clienti | Immobili che corrispondono alla ricerca |
| Promemoria | Tutti | Cose da ricordare su questo contatto |
La scheda aperta resta nell'indirizzo della pagina: se ricarichi o condividi il link, si riapre sulla stessa scheda.
Il bottone è disattivato se non hai i permessi per modificare il contatto.
La finestra è descritta nel dettaglio in Riproposte e Protezione Cliente.
Ogni immobile mostra un badge Richiesto dal cliente o Proposto da noi e, se il cliente ha aperto la brochure, quante volte l'ha aperta ("Aperto 3x").
Su ogni immobile clicca Feedback per registrare cosa ne pensa il cliente. Il numero sul bottone indica quante voci ha lo storico di quell'immobile.
Puoi scrivere tutti i feedback che vuoi sullo stesso immobile, anche uno al giorno: ognuno si aggiunge allo Storico e i precedenti restano. Un feedback salvato non si modifica: se cambia qualcosa, ne aggiungi uno nuovo.
Lo Storico, sotto il modulo, mostra dal più recente:
L'ultimo feedback decide il badge sull'immobile e il gruppo in cui compare:
| Stato | Dove finisce l'immobile nella scheda |
|---|---|
| Acquistato | Immobili Acquistati |
| Riservato | Immobili Riservati |
| Interessato | Immobili a cui è interessato |
| In valutazione | Immobili in valutazione |
| Visitato | Immobili Visitati |
| Non visitato | Immobili Non Visitati |
| Scartato | Immobili scartati |
| (nessuno) | Immobili senza Feedback |
Ogni feedback viene aggiunto anche allo Storico del cliente come nota di feedback.
Dal menu ⋮ di un immobile scegli Crea appuntamento: l'Agenda si apre con cliente, immobile, indirizzo e "Visita all'immobile" già compilati.
Nella scheda Immobili del proprietario trovi Immobili di Proprietà. Con Aggiungi colleghi un immobile come proprietà. Qui non parte nessuna email.
La scheda Storico raccoglie tutto quello che è successo con il contatto, dal più recente. Le voci si caricano 15 alla volta mentre scorri.
| Colore | Voce |
|---|---|
| Giallo | Nota scritta da un agente |
| Blu | Mail inviata dall'agenzia |
| Verde | Mail ricevuta dal cliente |
| Viola | Feedback su un immobile |
| Verde acqua | Aggiornamento della Pipeline |
| Rosso | Mail rimbalzata o finita nello spam |
Le voci senza autore sono firmate "Il sistema"; le mail in arrivo "Il cliente".
Per ogni email inviata vedi oggetto, eventuali Cc, Immobili allegati e lo stato di consegna: In Consegna, Consegnata, Aperta, Link cliccato, Rimbalzata, Messa nello Spam. Sulle email ricevute trovi il bottone Rispondi. Gli allegati ricevuti si scaricano uno alla volta o tutti insieme con Scarica tutti.
In cima allo Storico trovi anche Proponi risposta e Pianifica una visita, descritti in Mail.
Se sei uno degli agenti assegnati, la nota toglie lo sfondo rosso "nuovo contatto" dalla lista.
Passa sopra una nota scritta a mano: compaiono matita e cestino. Puoi modificare o eliminare le tue note; admin e utenti con permesso di modifica possono farlo su tutte. Email e voci automatiche non si modificano.
Le mail ricevute in un'altra lingua vengono tradotte in italiano in automatico. Se una mail non è stata tradotta, passa sopra e clicca Traduci: la traduzione compare sotto il testo originale. Il testo deve avere almeno 10 caratteri.
Una richiesta è una domanda del cliente: vuole comprare o affittare, eventualmente un immobile preciso, arrivata da una certa fonte.
Ogni richiesta mostra tipo e data, fonte, immobile collegato, testo e chi l'ha inserita. Le richieste arrivate dal sito riportano "Modulo Online".
Se nel modulo hai indicato Entro quanto deve trovare casa, l'ultima richiesta mostra "Cerca entro N mesi (scadenza ...)" con i giorni mancanti e una barra che passa dal verde al rosso man mano che la scadenza si avvicina.
{info} Le richieste da portali e sito vengono create in automatico. Vedi Contatti in Arrivo da Portali e Sito.
La scheda Ricerca contiene i criteri di quello che il cliente cerca. Servono per gli Abbinamenti Automatici.
Se non c'è ancora, clicca Aggiungi ricerca. Il tipo (acquisto o affitto) viene preso dall'ultima richiesta.
Non c'è un bottone Salva: ogni modifica si salva da sola dopo un secondo ("Salvataggio..." e poi "Salvato").
| Criterio | Valori |
|---|---|
| Tipo di Contratto | Acquisto, Affitto |
| Tipologie | Appartamento, Casa/Villa, Terreno, Immobile a Reddito, Superficie Amministrativa/Commerciale |
| Caratteristiche | Vista Lago, Giardino (Privato o Comune, Privato, Comune), Ultimo piano, Escludi piano terra, Residenza Secondaria |
| Macro Aree | Aggiungono in un colpo tutti i comuni di un'area |
| Comuni | Cerca e aggiungi i comuni; Rimuovi tutti i comuni li toglie |
| Fascia di Prezzo | Prezzo minimo e massimo, in € o CHF secondo il paese dell'agenzia |
| Locali | Da 1 a 14,5, a passi di mezzo locale, anche più valori |
| Metri Quadri (minimi) | Avviso se inserisci meno di 30 m² |
| Anno di Costruzione (minimo) |
Terreno si può scegliere solo con Acquisto e da solo: toglie locali, giardino e piano.
Titolari e admin trovano anche Gestisci le Macro Aree per crearle.
Se l'agenzia ha attivato Mostra testo libero in 'Ricerca' al posto di ultima richiesta, in cima alla scheda compare il riquadro Cosa Cerca: clicca la matita e descrivi a parole cosa cerca il cliente. Altrimenti vedi il testo della richiesta più recente.
La scheda Abbinamenti mostra gli Immobili che rispecchiano la ricerca del cliente, fino a 100.
Realplat considera gli immobili attivi e approvati della tua agenzia e delle agenzie partner, non ancora assegnati al cliente, che rispettano tutti questi requisiti:
Gli immobili a cui manca un dato (per esempio senza prezzo o senza comune) non vengono esclusi per quel criterio.
Ogni immobile riceve un punteggio in base a quanti criteri rispetta (metri quadri, comune, locali, giardino, prezzo, anno, vista, ultimo piano...). Vedi solo quelli con almeno il 40%. Prima compaiono gli immobili della tua agenzia, poi quelli sotto Immobili di altri partner.
{info} Se nella ricerca non hai impostato criteri, gli abbinamenti restano vuoti. Più criteri inserisci, più il risultato è preciso.
Se la tua agenzia ha un sito collegato a Realplat, i visitatori possono salvare una ricerca e ricevere un'email quando arrivano immobili nuovi. Se il visitatore è già un tuo contatto (stessa email), l'avviso compare nella scheda Richieste, nel riquadro Avvisi di ricerca dal sito.
Ogni avviso mostra nome, sito, stato (Attivo o Disiscritto), filtri scelti (tipologia, locali minimi, zona, testo), data di creazione e data dell'ultima email.
Nella scheda Promemoria annoti le cose da fare su quel contatto.
Spunta la casella accanto a un promemoria per segnarlo come completato. I promemoria scaduti sono in arancione.
Il riquadro giallo Note Interne contiene osservazioni riservate all'agenzia: il cliente non le vede mai.
Il testo delle note interne è cercabile dalla barra di ricerca della lista. Chi non ha i permessi per vedere i dettagli del contatto non le vede.
Per proprietari (e clienti che sono anche proprietari) puoi salvare i dati per i bonifici.
IBAN e SWIFT vengono convertiti in maiuscolo. Con Copia tutti i dati bancari li copi in un colpo per incollarli nel tuo home banking.
{warning} I dati bancari sono dati sensibili: sono visibili solo a chi ha i permessi per vedere i dettagli del contatto.
Puoi collegare due anagrafiche della tua agenzia (coniugi, soci, familiari, colleghi).
Il collegamento compare su entrambe le schede, con la stessa etichetta. La stessa coppia non si può collegare due volte. Per togliere un collegamento clicca il cestino e conferma con Si, rimuovi.
| Badge | Significato |
|---|---|
| Privacy Assente | Consenso mai richiesto |
| Privacy in Attesa | Richiesta inviata, il contatto non ha risposto |
| Privacy Approvata | Il contatto ha dato il consenso |
| Privacy non Accettata | Il contatto ha negato il consenso |
Il contatto riceve all'email principale, nella sua lingua, il messaggio "Richiesta Accettazione Privacy" con i bottoni Do il Consenso alla Privacy e Non do il Consenso alla Privacy. Cliccando, arriva su una pagina dove deve confermare la scelta con un secondo clic: così i filtri antispam che aprono i link non possono rispondere al posto suo.
Il testo della mail si personalizza per lingua in Impostazioni agenzia, campo Testo email privacy. Se l'agenzia ha attivato Solo approvazione privacy, la mail contiene solo il bottone di consenso.
Se hai il consenso per iscritto o a voce:
Lo stato diventa Privacy Approvata senza chiedere conferma al contatto. Serve il permesso di modifica sul contatto.
{warning} Approva a mano solo se hai una prova del consenso (modulo firmato, email). Conservala tu: Realplat registra data e ora, ma non salva il documento.
Quando una mail inviata rimbalza o il destinatario la segna come spam, Realplat disattiva quell'indirizzo:
Per riattivare l'indirizzo correggilo (o reinseriscilo) nel modulo di modifica del contatto.
Se l'agenzia ha collegato Mailchimp (Impostazioni agenzia, Mailchimp API Key e Mailchimp Audience ID), la sezione Newsletter della scheda mostra se il contatto è Iscritto alla Newsletter o Non iscritto alla Newsletter.
Per iscriverlo clicca Iscrivi. Il bottone compare solo se la privacy è approvata e l'email principale non è disattivata.
Le richieste che arrivano via email dai portali (Homegate, Newhome, Idealista, SMG, Tutti) vengono lette da Realplat. Per ogni richiesta:
Dai moduli del sito collegato:
Il cliente viene cercato prima per email e poi per telefono, per non creare doppioni.
Puoi ricevere su Telegram un avviso per ogni nuovo contatto da portale o sito.
/startIn alternativa inserisci il Telegram Chat ID nella sezione Telegram del tuo profilo. Per scollegarti scrivi /disconnect al bot.
Un messaggio "Nuova richiesta da un cliente" con nome, email, telefono, immobile e testo della richiesta, l'esito di brochure e protezione cliente, il file vCard del contatto e i bottoni Apri contatto in WhatsApp e Apri sul sito. Se sei assente con un sostituto attivo, l'avviso va al sostituto.
Con il comando /insertofflinecontact il bot ti guida a inserire un contatto incontrato di persona: nome, cognome, email, telefono (ogni passo si può saltare), poi uno o più immobili e le note. Il contatto viene gestito come una richiesta da portale. /cancel annulla.
{info} I contatti creati a mano in Realplat non generano avvisi Telegram.
Puoi esportare i contatti in un file Excel.
Chi può farlo: titolari, admin e utenti con il permesso Esportazione > Clienti in Impostazioni > Utenti. Il bottone non è disponibile da telefono.
Il file contiene: Nome, Cognome, Email, Telefono, Email 2, Telefono 2.
{warning} Il link vale 24 ore e funziona una sola volta: dopo il primo download il file viene eliminato. Solo chi ha richiesto l'export può scaricarlo.
In Impostazioni > Contatti duplicati trovi i doppioni già presenti e li unisci.
Chi può usarla: admin, oppure chi ha il permesso di modifica su Contatti e Proprietari, Clienti e Proprietari insieme.
I doppioni si cercano solo dentro la stessa tipologia. Le email e i telefoni vengono confrontati incrociando principale e secondario.
Sul contatto principale vengono spostati note, immobili assegnati, visite, richieste, ricerche, agenti assegnati e collegamenti. Le note interne vengono unite. Email e telefoni in più finiscono negli spazi liberi; se non c'è posto, vengono scritti in una nota. Gli altri contatti vengono eliminati.
{warning} L'unione parte subito, senza un'ulteriore conferma. Controlla bene la scelta del contatto principale prima di cliccare Unisci Contatti. Messaggi WhatsApp e promemoria dei contatti eliminati non vengono spostati.
Stati, fonti, flag e classificazioni dei contatti sono liste che la tua agenzia definisce in Impostazioni > Gestione Campi:
| Lista | Dove si usa |
|---|---|
| Flag Contatti | Campo Flags e filtro Flag |
| Fonte Clienti, Proprietari e Contatti | Campo Fonte, fonte delle richieste, filtro |
| Classificazione Contatti | Classificazione della Rubrica |
| Stato Clienti | Stato dei clienti (filtro "Stato") |
| Tipologie Proprietari | Classificazione dei proprietari |
Possono modificarle titolari, admin e utenti con il permesso sui campi personalizzati. Una fonte o uno stato già usati da qualche contatto non si possono eliminare.
Il titolare trova in Impostazioni agenzia queste opzioni sui contatti:
| Opzione | Effetto |
|---|---|
| Privacy contatti pre-approvata | I nuovi contatti nascono con la privacy approvata |
| Solo approvazione privacy | La mail privacy contiene solo il bottone di consenso |
| Controlla duplicati prima di creare contatti | Chiede email o telefono prima di creare (vedi sopra) |
| Mantieni assegnazione contatto originale | Dopo l'assegnazione di un immobile non chiede di assegnare il contatto anche all'agente dell'immobile |
| Mostra testo libero in 'Ricerca' al posto di ultima richiesta | Mostra il riquadro "Cosa Cerca" nella scheda Ricerca |
I testi delle email (brochure, privacy, protezione cliente) per lingua sono nella stessa pagina: vedi Mail.
Possono eliminare il contatto gli agenti assegnati, chi l'ha creato, titolari, admin e chi ha il permesso di modifica sui contatti.
{warning} Dopo l'eliminazione il contatto sparisce da liste e ricerche e non si può recuperare dall'app. Se hai un dubbio, prima esportalo o scarica la VCard.