Realplat gestisce la posta con i clienti senza passare dal tuo programma di posta:
Clicca Mail nella barra laterale. Il numero accanto alla voce indica quante risposte dei clienti non hai ancora letto.
{info} Nella sezione Mail ogni agente vede solo le conversazioni delle mail inviate da lui. Non esiste una vista con le mail di tutto il team.
Il contatore si aggiorna da solo ogni 30 secondi.
Clicca un cliente nell'elenco. La conversazione si apre e le sue risposte vengono segnate come lette (succede anche quando apri la scheda del cliente).
In fondo trovi il campo Scrivi un messaggio…, che apre il modulo di risposta, e due aiuti: Proponi risposta e Pianifica una visita. Gli stessi due aiuti sono anche in cima allo Storico della scheda cliente.
Le risposte dei clienti che non sono in italiano vengono tradotte in automatico.
{warning} La traduzione è fatta dall'AI: controlla sempre il testo originale prima di prendere decisioni importanti.
Proponi risposta scrive per te una bozza di risposta al cliente.
Per scrivere la bozza l'AI usa:
La bozza è sempre in italiano, da 5 a 12 righe, e non cita i codici degli immobili.
{info} All'AI non vengono inviati il nome del cliente (lo aggiunge Realplat nella bozza), le tue note interne e i titoli dei tuoi impegni in agenda. La traduzione nella lingua del cliente si fa al momento dell'invio.
{info} Proponi risposta non consuma crediti.
Pianifica una visita ti aiuta a proporre al cliente un orario libero.
{warning} Pianifica una visita prepara solo il testo della mail: non crea l'appuntamento. Quando il cliente conferma, crealo in Agenda.
| Campo | Note |
|---|---|
| Da | Te o un altro agente del cliente. Lo vedono admin e agenti assegnati al cliente |
| A | Email principale o secondaria. Gli indirizzi disattivati non si possono scegliere |
| Cc | Altri indirizzi separati da virgola |
| Template | Scegli un template dell'agenzia: compila oggetto e testo |
| Oggetto | Di base "Messaggio da" e il tuo nome; massimo 255 caratteri |
| Allega Immobili | Compare se il cliente ha immobili assegnati |
| Testo della Mail | Parte con il saluto già scritto |
| Traduci in ... | Compare se la lingua del cliente non è l'italiano ed è già spuntata |
Invia si attiva quando il testo ha almeno 10 caratteri e non è solo il saluto.
In Template scegli uno dei testi pronti dell'agenzia: oggetto e testo si compilano da soli, con titolo, nome e cognome del cliente già al posto dei segnaposto. Poi puoi modificarli liberamente prima di inviare.
Se l'agenzia non ha ancora template, al posto dell'elenco trovi il link Creane uno nelle impostazioni.
{warning} Scegliere un template sostituisce oggetto e testo già scritti. Sceglilo prima di iniziare a scrivere.
Con Traduci in ... spuntato scrivi in italiano: oggetto e testo vengono tradotti dall'AI nella lingua del cliente prima dell'invio. Nello Storico restano sia il testo tradotto sia l'originale.
La mail inviata compare nello Storico del cliente, con oggetto, Cc, immobili allegati e stato di consegna.
{info} Se l'indirizzo del cliente è stato disattivato perché una mail è rimbalzata, il bottone Mail non lo propone. Vedi Contatti.
In Allega Immobili (N) spunta gli immobili assegnati al cliente che vuoi inviare. Per ognuno la mail contiene:
Gli immobili sono link, non file PDF allegati: così la mail resta leggera e sai quando il cliente li apre.
In entrambi i casi l'indirizzo di risposta è un indirizzo speciale di Realplat: quando il cliente risponde, la risposta torna in Realplat e non nella tua casella.
Quando il cliente risponde a una mail inviata da Realplat:
Se sei assente e hai un sostituto attivo, la risposta va al sostituto, che viene anche aggiunto agli agenti del cliente. Vedi Assenza temporanea.
Ogni mail inviata ha uno stato, visibile nella sezione Mail e nello Storico:
| Stato | Significato |
|---|---|
| In coda | In invio |
| Consegnata | Arrivata nella casella del cliente |
| Aperta | Il cliente l'ha aperta |
| Cliccata | Il cliente ha cliccato un link |
| Rimbalzata | Indirizzo errato o casella piena |
| Spam | Il cliente l'ha segnata come spam |
Lo stato avanza solo in avanti. Aperture e clic dei destinatari in Cc non vengono contati.
Ogni clic su un link di brochure viene registrato per quel cliente e quell'immobile. Nella scheda Immobili del cliente vedi quante volte l'ha aperta ("Aperto 3x").
Se una mail rimbalza o finisce nello spam, l'indirizzo viene disattivato e chi ha inviato la mail riceve un avviso. Per riattivarlo correggi l'email nella scheda del contatto.
In Impostazioni agenzia, riquadro Testi Email Multilingua ("Configura i testi delle email in diverse lingue"), il titolare imposta per ogni lingua (Italiano, Inglese, Tedesco, Francese, Spagnolo, Russo):
| Testo | Dove si usa | Segnaposto |
|---|---|---|
| Testo email brochure | Mail con brochure dopo l'assegnazione di un immobile | :nome, :cognome |
| Testo email privacy | Richiesta di consenso privacy | :fname, :lname, :company |
| Testo email protezione cliente | Mail di protezione cliente ai proprietari | :nome, :titolo, :CAP, :zona, :contatto, :data |
Se manca il testo in una lingua si usa quello italiano; se manca anche quello, il testo predefinito di Realplat.
Nella stessa pagina il titolare imposta Email mittente globale e le opzioni sulle copie delle mail (protezione cliente, appuntamenti). Vedi Riproposte e Protezione Cliente e Agenda.
In Impostazioni > Template email ("Gestisci i template delle email") crei testi pronti da usare quando scrivi una mail a un cliente e nelle Riproposte.
{titolo}, {fname}, {lname}I template sono condivisi da tutta l'agenzia. Al momento non si possono eliminare e non hanno versioni per lingua.
{info} I template si usano in due punti: nel modulo Crea Nuova Mail, disponibile a tutti, e nella pagina Riproposte, che non è attiva per tutte le agenzie. L'anteprima mostra solo il testo: logo e firma li aggiunge l'invio.