L'Agenda raccoglie appuntamenti, visite, acquisizioni, rogiti e impegni tuoi e del tuo team. Dalle visite e dagli appuntamenti di acquisizione nascono anche le schede della Pipeline.
Per aprirla clicca Agenda nella barra laterale.
{info} L'Agenda è disponibile se il piano della tua agenzia la include (voce "Agenda" in Abbonamento).
| Vista | Cosa mostra |
|---|---|
| Giorno | Un giorno, ora per ora (predefinita su telefono) |
| Settimana | Sette giorni, ora per ora (predefinita su computer) |
| Mese | Il mese intero |
| Elenco | Gli appuntamenti della settimana in elenco |
Sopra ogni appuntamento condiviso vedi chi partecipa: "Io e Marco", "Io e altri 3", oppure "Io e" il nome di chi ti ha invitato.
Accanto al calendario (sotto, su schermi piccoli) c'è un riepilogo del periodo che stai guardando, calcolato sugli appuntamenti visibili:
| Voce | Contenuto |
|---|---|
| Appuntamenti | Totale del periodo |
| Visite | Visite agli immobili, divise tra vendita e affitto |
| Acquisizioni | Incontri per nuovi incarichi |
| Rogiti | Appuntamenti dal notaio |
| Prossimo appuntamento | Orario e titolo del prossimo |
| Ore impegnate | Solo vista Giorno: somma degli appuntamenti con orario |
| Riunioni e chiamate | Solo vista Settimana: meeting e telefonate |
| Servizi foto/video | Solo vista Mese |
| Giorno più pieno | Solo vista Mese |
Le voci a zero non vengono mostrate.
Di base vedi i tuoi appuntamenti: quelli assegnati a te, quelli in cui sei partecipante e quelli che hai creato tu.
| Campo | Note |
|---|---|
| Titolo | Obbligatorio |
| Tipo | Evento Generico o uno dei tipi. Il riquadro prende il colore del tipo |
| Aggiungi una descrizione | Testo libero |
| Tutto il giorno | Mostra solo le date di inizio e fine |
| Data, Inizio, Fine | Se cambi l'inizio, la fine si sposta a 30 minuti dopo |
| Finisce un altro giorno | Aggiunge la Data di fine |
| Visita all'immobile | Vedi Visite agli Immobili |
| Seleziona Immobile | Un immobile tuo o di un'agenzia partner |
| Seleziona contatto | Un contatto della tua agenzia |
| Luogo dell'Appuntamento | Si compila con l'indirizzo dell'immobile; il bottone accanto lo apre nelle mappe |
| Aggiunti Partecipanti | Colleghi che partecipano |
| Assegna ad un altro utente | Crea l'appuntamento nell'agenda di un collega |
{info} Il luogo viene indicato al cliente nelle mail di conferma e di promemoria dell'appuntamento.
| Tipo | Colore | Uso |
|---|---|---|
| Vendita | Viola | Appuntamenti su immobili in vendita |
| Affitto | Lilla | Appuntamenti su immobili in affitto |
| Rogito | Verde | Firma dal notaio |
| Acquisizione | Arancione | Incontro con un proprietario per un nuovo mandato: crea una scheda nella Pipeline Acquisizione |
| Meeting | Blu | Riunioni |
| Telefonico | Marrone | Chiamate programmate |
| Video/Foto | Rosso | Servizio fotografico o video: richiede un immobile |
| Altro | Grigio | Impegni personali |
Se non scegli un tipo, l'appuntamento è un Evento Generico.
Spunta Visita all'immobile quando accompagni un cliente a vedere un immobile.
{warning} La mail di feedback al cliente parte in automatico e non si può disattivare. Se il cliente non ha un'email non parte nulla.
Nel campo Aggiunti Partecipanti scegli uno o più colleghi. Ognuno:
Clicca Assegna ad un altro utente e scegli il collega: l'appuntamento sarà suo. Tu resti come creatore e continui a vederlo.
{info} Per gli appuntamenti di tipo Acquisizione, l'incaricato della scheda in Pipeline è il primo partecipante diverso dal titolare dell'appuntamento.
Puoi modificare un appuntamento se ne sei il titolare, l'hai creato tu, sei tra i partecipanti, oppure sei admin. Negli altri casi lo vedi in sola lettura.
Trascina l'appuntamento in un altro orario o giorno, oppure tira il bordo inferiore per cambiarne la durata. Compare "Appuntamento aggiornato".
{warning} Se l'appuntamento ha un contatto con email e un immobile collegati, spostarlo trascinandolo o eliminarlo invia sempre la mail di aggiornamento o di annullamento al cliente. Se vuoi cambiare data o ora senza avvisarlo, modifica l'appuntamento dalla finestra e togli la spunta da "Notifica il cliente delle modifiche".
Quando l'appuntamento ha sia un contatto sia un immobile, in fondo alla finestra compare la casella Notifica il cliente dell'evento (o delle modifiche), già spuntata.
| Quando | Mail che riceve il cliente |
|---|---|
| Crei l'appuntamento | "Conferma Appuntamento" |
| Cambi data, ora o luogo | "Aggiornamento all'appuntamento" |
| Elimini l'appuntamento | "Annullamento dell'appuntamento" |
La mail:
Nello Storico del contatto viene aggiunta una nota con data e ora dell'appuntamento.
Se l'agenzia ha attivato Invia copia email appuntamento al proprietario (Impostazioni agenzia), le mail di creazione, modifica e annullamento vanno in copia anche ai proprietari dell'immobile.
Ogni giorno alle 18:00 Realplat invia un promemoria a tutti i contatti che hanno un appuntamento il giorno dopo:
Il promemoria parte per ogni appuntamento con un contatto collegato che ha un'email, anche senza immobile.
Ogni utente può collegare il proprio Google Calendar.
| Da Realplat a Google | Da Google a Realplat |
|---|---|
| Gli appuntamenti assegnati a te vengono creati, aggiornati e cancellati sul tuo Google Calendar | Gli eventi del tuo Google Calendar arrivano in Realplat come tipo Altro, senza contatto né immobile |
| Se l'appuntamento ha un immobile, nella descrizione su Google trovi la scheda dell'immobile (cliente, accesso, locali, prezzo, superfici, spese...) | Modifiche e cancellazioni fatte su Google vengono riportate in Realplat in automatico |
Alla prima sincronizzazione vengono importati gli eventi Google dagli ultimi 30 giorni in avanti.
{info} Su Google finiscono solo gli appuntamenti di cui sei il titolare. Gli appuntamenti in cui sei solo partecipante restano in Realplat.
In Impostazioni Personali, voce Colori Eventi Agenda, scegli:
Quando vai in ferie o sei assente puoi far arrivare a un collega le comunicazioni destinate a te.
Il badge in alto mostra lo stato: Attiva fino al ..., Attiva senza scadenza o Scaduta. L'inoltro si spegne da solo dopo la data "Fino al".
Anche un admin può impostare l'assenza di un collega dalla sua pagina in Impostazioni > Utenti.
Il cliente resta assegnato a te: il sostituto viene aggiunto agli agenti del contatto e riceve le comunicazioni. Se anche il sostituto è assente, le comunicazioni passano al suo sostituto.
{warning} L'assenza non sposta gli appuntamenti in Agenda. Riassegna tu le visite già fissate con Assegna ad un altro utente.
Regole: il sostituto deve essere un altro utente attivo della tua agenzia e la data "Fino al" non può essere nel passato.