Contatti

Panoramica

La sezione Contatti è il tuo CRM immobiliare integrato. Qui gestisci l'anagrafica di tutti i tuoi clienti, proprietari e contatti generici, tenendo traccia delle loro richieste, preferenze e interazioni.

Per accedere alla sezione Contatti:

  1. Dalla barra laterale, clicca su Contatti
  2. Scegli la tipologia che vuoi visualizzare (Clienti, Proprietari o Contatti)

Tipologie di Contatti

Realplat organizza i contatti in tre categorie principali:

Tipologia Descrizione Quando usarla
Clienti Persone interessate ad acquistare o affittare Chi cerca un immobile
Proprietari Persone che possiedono immobili Chi vende o affitta un immobile
Contatti Contatti generici non categorizzati Fornitori, collaboratori, lead freddi

Cambiare Tipologia

Puoi convertire un contatto da una tipologia all'altra:

  1. Apri la scheda del contatto
  2. Clicca su Cambia tipologia o sull'icona corrispondente
  3. Seleziona la nuova tipologia (Cliente, Proprietario, Contatto)
  4. Conferma la modifica

{info} Un cliente che diventa anche proprietario può essere convertito mantenendo lo storico delle interazioni.

Lista Contatti

Accedere alle Liste

Dalla barra laterale puoi accedere direttamente a:

  • Clienti: Clicca su "Clienti" per vedere tutti i clienti
  • Proprietari: Clicca su "Proprietari" per vedere tutti i proprietari
  • Contatti: Clicca su "Contatti" per vedere i contatti generici

Visualizzare la Lista

La lista mostra le informazioni principali di ogni contatto:

  • Nome e cognome
  • Email
  • Telefono
  • Agente assegnato
  • Stato (attivo, in trattativa, concluso)
  • Data ultima interazione

Navigare tra le Pagine

La lista utilizza la paginazione:

  1. In fondo alla lista trovi i numeri di pagina
  2. Clicca sul numero per andare a quella pagina
  3. Usa le frecce ← e → per scorrere
  4. Modifica il numero di elementi per pagina dal selettore (10, 25, 50, 100)

Ordinare la Lista

  1. Clicca sull'intestazione di una colonna per ordinare
  2. Clicca di nuovo per invertire l'ordine (crescente/decrescente)
  3. Puoi ordinare per nome, data creazione, ultima attività, ecc.

Ricerca e Filtri

Ricerca Base

Per trovare rapidamente un contatto:

  1. Individua la barra di ricerca in alto
  2. Digita il termine da cercare:
    • Nome o cognome
    • Indirizzo email
    • Numero di telefono
    • ID del contatto
  3. Premi Invio o clicca sull'icona di ricerca
  4. I risultati appariranno istantaneamente

Modalità di Ricerca

Realplat offre due modalità di ricerca:

Modalità Comportamento Quando usarla
Normale Cerca corrispondenze parziali Ricerche generiche ("Mario" trova "Mario Rossi")
Strict Cerca corrispondenze esatte Quando conosci il dato preciso

Per cambiare modalità:

  1. Clicca sull'icona delle opzioni accanto alla barra di ricerca
  2. Seleziona Ricerca strict o Ricerca normale

Filtri Avanzati

Per ricerche più precise, usa i filtri:

  1. Clicca su Filtri o sull'icona del filtro
  2. Si aprirà il pannello dei filtri disponibili:
Filtro Descrizione
Stato Filtra per stato del contatto (Nuovo, In trattativa, Concluso, ecc.)
Fonte Filtra per provenienza (Portale, Sito web, Passaparola, ecc.)
Agente Filtra per agente assegnato
Privacy Filtra per stato approvazione privacy (Approvata, In attesa, Non richiesta)
Flags Filtra per contrassegni speciali
Tipo richiesta Filtra per tipo di richiesta (Acquisto, Affitto, Valutazione)
Data richiesta Filtra per periodo della richiesta (da/a)
  1. Seleziona i filtri desiderati
  2. Clicca su Applica filtri
  3. Per rimuoverli, clicca su Resetta filtri

Suggerimenti Automatici

Se la ricerca non produce risultati:

  1. Il sistema mostrerà suggerimenti di contatti simili
  2. Questi suggerimenti si basano su corrispondenze parziali
  3. Clicca su un suggerimento per visualizzare quel contatto

{primary} I suggerimenti sono utili quando non ricordi esattamente come è scritto un nome o un'email.

Creare un Nuovo Contatto

Avviare la Creazione

  1. Dalla lista contatti, clicca su + Nuovo Contatto (o + Nuovo Cliente / + Nuovo Proprietario)
  2. Si aprirà il form di creazione

Compilare i Dati

Inserisci le informazioni del contatto:

Dati obbligatori:

  • Nome
  • Cognome
  • Almeno un recapito (email o telefono)

Dati facoltativi:

  • Indirizzo completo
  • Data di nascita
  • Codice fiscale
  • Note

Controllo Duplicati

Durante la creazione, Realplat verifica automaticamente se esiste già un contatto simile:

  1. Se viene trovato un possibile duplicato, vedrai un avviso
  2. L'avviso mostrerà i contatti simili trovati
  3. Puoi:
    • Visualizzare il contatto esistente per verificare
    • Procedere comunque se sei sicuro che sia un contatto diverso
    • Annullare la creazione e usare il contatto esistente

{warning} Il controllo duplicati si basa su email, telefono e combinazione nome/cognome. Verifica sempre prima di creare duplicati.

Salvare il Contatto

  1. Dopo aver compilato i dati, clicca su Salva
  2. Il contatto verrà creato e potrai accedere alla sua scheda completa

Scheda Contatto

La scheda contatto è la pagina di dettaglio con tutte le informazioni e funzionalità.

Accedere alla Scheda

  1. Dalla lista contatti, clicca sul contatto desiderato
  2. Puoi cliccare sul nome o sul pulsante Dettagli

Struttura della Scheda

La scheda è organizzata in sezioni:

Sezione Contenuto
Dati anagrafici Nome, cognome, contatti, indirizzo
Richieste Richieste immobiliari del cliente
Note Note e appunti sul contatto
Immobili assegnati Immobili proposti al cliente
Visite Storico delle visite effettuate
Email Storico comunicazioni email

Modificare i Dati

  1. Clicca su Modifica nella scheda
  2. Aggiorna i campi desiderati
  3. Clicca su Salva per confermare

Scaricare la vCard

Per esportare il contatto nella rubrica del telefono:

  1. Clicca su Scarica vCard o sull'icona della rubrica
  2. Verrà scaricato un file .vcf
  3. Aprilo per importare il contatto nel tuo telefono o client email

Note

Le note ti permettono di tenere traccia di tutte le informazioni importanti su un contatto.

Aggiungere una Nota

  1. Nella scheda contatto, vai alla sezione Note
  2. Clicca su Aggiungi nota o sul pulsante +
  3. Scrivi il contenuto della nota nel campo di testo
  4. Clicca su Salva

Visualizzare le Note

Le note sono visualizzate in ordine cronologico (dalla più recente):

  • Data e ora della nota
  • Autore (agente che l'ha scritta)
  • Contenuto

Modificare una Nota

  1. Individua la nota da modificare
  2. Clicca sull'icona modifica (matita)
  3. Modifica il testo
  4. Clicca su Salva

Eliminare una Nota

  1. Clicca sull'icona elimina (cestino) accanto alla nota
  2. Conferma l'eliminazione nel popup

Tradurre una Nota con AI

Se hai una nota in lingua straniera:

  1. Clicca sull'icona traduci accanto alla nota
  2. Seleziona la lingua di destinazione
  3. L'AI tradurrà automaticamente il contenuto
  4. La traduzione verrà mostrata sotto la nota originale

{info} La traduzione AI è utile quando ricevi comunicazioni da clienti stranieri e vuoi capire rapidamente il contenuto.

Richieste

Le richieste rappresentano le esigenze immobiliari dei tuoi clienti.

Aggiungere una Nuova Richiesta

  1. Nella scheda contatto, vai alla sezione Richieste
  2. Clicca su Aggiungi richiesta
  3. Compila i dettagli:
    • Tipo: Acquisto o Affitto
    • Tipologia immobile: Appartamento, Villa, Ufficio, ecc.
    • Budget: Range di prezzo (min/max)
    • Zone: Aree geografiche di interesse
    • Caratteristiche: Locali, superficie, requisiti speciali
  4. Clicca su Salva

Visualizzare le Richieste

Ogni richiesta mostra:

  • Tipo (acquisto/affitto)
  • Budget
  • Zone di interesse
  • Caratteristiche richieste
  • Data creazione
  • Stato (attiva/conclusa)

Modificare una Richiesta

  1. Clicca sulla richiesta da modificare
  2. Clicca su Modifica
  3. Aggiorna i campi necessari
  4. Salva le modifiche

Eliminare una Richiesta

  1. Clicca sull'icona elimina accanto alla richiesta
  2. Conferma l'eliminazione

Collegare una Richiesta a un Immobile

Quando un cliente mostra interesse per un immobile specifico:

  1. Apri la richiesta
  2. Clicca su Collega immobile
  3. Cerca e seleziona l'immobile
  4. L'immobile sarà collegato alla richiesta

Collegare una Richiesta a una Fonte

Per tracciare da dove proviene la richiesta:

  1. Nella richiesta, clicca su Fonte
  2. Seleziona la fonte:
    • Portale (Immobiliare.it, Idealista, ecc.)
    • Sito web
    • Passaparola
    • Social media
    • Cartello
    • Altro
  3. Salva la selezione

{primary} Tracciare le fonti ti aiuta a capire quali canali portano più clienti.

Note Interne

Oltre alle note standard, puoi gestire informazioni riservate visibili solo agli agenti.

Osservazioni Agente

Per aggiungere osservazioni private:

  1. Nella scheda contatto, trova il campo Osservazioni agente
  2. Clicca per modificare
  3. Scrivi le tue osservazioni
  4. Il salvataggio è automatico o clicca Salva

{warning} Le osservazioni agente sono visibili a tutti gli agenti del branch ma mai ai clienti.

Campo "Cosa Cerca"

Un campo dedicato per sintetizzare le esigenze del cliente:

  1. Trova il campo Cosa cerca
  2. Scrivi un riassunto delle esigenze:
    • "Bilocale zona centro, max 200k, no piano terra"
    • "Villa con giardino, vista lago, budget 800k"
  3. Questo campo è visibile rapidamente nella lista contatti

Dati Bancari

Per i proprietari, puoi memorizzare i dati bancari per i pagamenti.

Aggiungere Dati Bancari

  1. Nella scheda contatto (proprietario), vai a Dati bancari
  2. Clicca su Modifica o Aggiungi dati bancari
  3. Compila i campi:
    • IBAN: Codice IBAN completo
    • SWIFT/BIC: Codice internazionale della banca
    • Beneficiario: Nome intestatario del conto
    • Banca: Nome dell'istituto bancario
  4. Clicca su Salva

{warning} I dati bancari sono informazioni sensibili. Assicurati di averli ricevuti direttamente dal proprietario e di gestirli in conformità con le normative privacy.

Immobili Assegnati

Gli immobili assegnati sono proposte che hai fatto al cliente.

Assegnare un Immobile

  1. Nella scheda contatto, vai a Immobili assegnati
  2. Clicca su Assegna immobile
  3. Cerca l'immobile da proporre
  4. Selezionalo dalla lista dei risultati
  5. Clicca su Assegna

Inviare la Brochure con l'Assegnazione

Puoi inviare automaticamente la brochure al cliente:

  1. Durante l'assegnazione, attiva l'opzione Invia brochure
  2. Oppure, dopo l'assegnazione, clicca su Invia brochure
  3. Il cliente riceverà un'email con la brochure dell'immobile in allegato

Inviare Protezione Cliente

Per formalizzare la proposta con protezione:

  1. Clicca su Invia protezione cliente accanto all'immobile assegnato
  2. Il cliente riceverà un documento che certifica la proposta
  3. Questo protegge la transazione in caso di contatto diretto con il proprietario

Aggiornare il Feedback

Dopo una visita o una proposta, registra il feedback:

  1. Trova l'immobile assegnato nella lista
  2. Clicca su Feedback o sull'icona corrispondente
  3. Seleziona il feedback:
    • Interessato
    • Da ricontattare
    • Non interessato
    • Visita effettuata
    • Offerta fatta
  4. Aggiungi eventuali note
  5. Salva il feedback

Rimuovere un'Assegnazione

  1. Clicca sull'icona X o Rimuovi accanto all'immobile
  2. Conferma la rimozione

{info} Rimuovere un'assegnazione non elimina lo storico. L'interazione resta tracciata nel sistema.

Ricerca Immobili per il Cliente

Crea un profilo di ricerca per trovare automaticamente immobili adatti al cliente.

Creare un Profilo di Ricerca

  1. Nella scheda contatto, vai a Ricerca immobili o Profilo ricerca
  2. Clicca su Crea profilo o Imposta criteri
  3. Definisci i criteri di ricerca

Impostare i Criteri

Criterio Descrizione
Prezzo Range di prezzo minimo e massimo
Locali Numero di locali (da/a)
Zone Aree geografiche di interesse
Superficie Metratura minima e massima
Anno costruzione Filtro per età dell'immobile

Filtri Avanzati del Profilo

Puoi specificare caratteristiche particolari:

  • Vista lago: Solo immobili con vista lago
  • Giardino: Solo immobili con giardino
  • Ultimo piano: Solo attici e ultimi piani
  • Piscina: Solo immobili con piscina

Visualizzare gli Immobili Corrispondenti

  1. Dopo aver salvato il profilo, clicca su Cerca immobili
  2. Il sistema mostrerà tutti gli immobili che corrispondono ai criteri
  3. Da qui puoi:
    • Visualizzare i dettagli di ogni immobile
    • Assegnare direttamente l'immobile al cliente
    • Inviare la brochure

Aggiornare i Criteri

  1. Vai al profilo di ricerca
  2. Clicca su Modifica criteri
  3. Aggiorna i parametri
  4. Salva per aggiornare la ricerca

Visite

Visualizza lo storico di tutte le visite effettuate dal contatto.

Lista Visite

  1. Nella scheda contatto, vai alla sezione Visite
  2. Visualizzerai l'elenco di tutte le visite:
    • Data e ora della visita
    • Immobile visitato
    • Agente che ha accompagnato
    • Esito/feedback

Dettagli Visita

Clicca su una visita per vedere:

  • Note della visita
  • Feedback del cliente
  • Documenti eventualmente firmati
  • Prossimi passi

{info} Le visite vengono create dalla sezione Calendario. Qui vedi solo lo storico del singolo contatto.

Relazioni tra Contatti

Puoi collegare contatti che hanno una relazione (coniugi, soci, familiari).

Creare un Collegamento

  1. Nella scheda contatto, vai a Relazioni o Contatti collegati
  2. Clicca su Aggiungi relazione
  3. Cerca il contatto da collegare
  4. Seleziona il tipo di relazione:
    • Coniuge
    • Familiare
    • Socio
    • Altro
  5. Clicca su Collega

Visualizzare le Relazioni

I contatti collegati appaiono nella sezione dedicata:

  • Nome del contatto collegato
  • Tipo di relazione
  • Link per aprire la scheda

Eliminare un Collegamento

  1. Clicca sull'icona X accanto alla relazione
  2. Conferma l'eliminazione

{primary} I collegamenti sono bidirezionali: se colleghi A a B, anche B risulterà collegato ad A.

Privacy e GDPR

Realplat ti aiuta a gestire il consenso privacy in conformità con il GDPR.

Stati Privacy

Ogni contatto ha uno stato privacy:

Stato Significato
Non richiesta Non è ancora stata inviata la richiesta di consenso
In attesa Richiesta inviata, in attesa di risposta
Approvata Il contatto ha dato il consenso
Rifiutata Il contatto ha negato il consenso

Inviare Richiesta Privacy via Email

  1. Nella scheda contatto, individua la sezione Privacy
  2. Clicca su Invia richiesta privacy
  3. Il sistema invierà un'email al contatto con il link per approvare
  4. Lo stato cambierà in In attesa

Cosa Riceve il Contatto

Il contatto riceve un'email con:

  • Spiegazione del trattamento dati
  • Link per approvare il consenso
  • Link per rifiutare il consenso
  • Informativa privacy completa

Approvazione Manuale

Se il contatto ha dato il consenso verbalmente o per iscritto:

  1. Clicca su Approva manualmente o Forza approvazione
  2. Inserisci una nota che documenta come è stato ottenuto il consenso
  3. Conferma l'approvazione

{warning} L'approvazione manuale dovrebbe essere usata solo quando hai documentazione del consenso (email, modulo firmato, ecc.).

Monitorare lo Stato Privacy

Dalla lista contatti puoi filtrare per stato privacy:

  1. Apri i Filtri
  2. Seleziona il filtro Privacy
  3. Scegli lo stato da visualizzare

Email

Invia email personalizzate direttamente dalla scheda contatto.

Inviare un'Email

  1. Nella scheda contatto, clicca su Invia email o sull'icona della busta
  2. Si aprirà il compositore email
  3. Compila i campi:
    • Oggetto: Titolo dell'email
    • Corpo: Testo del messaggio
  4. Clicca su Invia

Aggiungere CC

Per inviare in copia ad altri destinatari:

  1. Nel compositore, clicca su Aggiungi CC
  2. Inserisci gli indirizzi email aggiuntivi
  3. Puoi aggiungere più destinatari CC

Allegare Brochure

Per allegare la brochure di un immobile:

  1. Nel compositore, clicca su Allega brochure
  2. Cerca e seleziona l'immobile
  3. La brochure PDF verrà allegata automaticamente
  4. Puoi allegare più brochure

Traduzione Automatica

Se scrivi a un cliente straniero:

  1. Scrivi l'email nella tua lingua
  2. Clicca su Traduci
  3. Seleziona la lingua di destinazione
  4. L'AI tradurrà il testo
  5. Rivedi la traduzione prima di inviare

Storico Email

Per vedere le email inviate al contatto:

  1. Vai alla sezione Storico email o Email inviate
  2. Visualizzerai:
    • Data e ora di invio
    • Oggetto
    • Stato (inviata, aperta, cliccata)
  3. Clicca su un'email per vedere il contenuto completo

Newsletter

Gestisci l'iscrizione del contatto alla newsletter.

Verificare lo Stato Iscrizione

  1. Nella scheda contatto, cerca l'indicatore Newsletter
  2. Vedrai se il contatto è:
    • Iscritto
    • Non iscritto
    • Disiscritto

Iscrivere alla Newsletter

Se il contatto vuole ricevere la newsletter:

  1. Clicca su Iscrivi a newsletter
  2. Il contatto verrà aggiunto alla lista Mailchimp
  3. Lo stato cambierà in Iscritto

{info} L'iscrizione alla newsletter richiede l'integrazione con Mailchimp configurata nelle impostazioni.

Disiscrivere

La disiscrizione avviene solitamente tramite il link nell'email della newsletter. Se necessario:

  1. Clicca su Disiscrivi
  2. Il contatto non riceverà più le newsletter

Altre Operazioni

Eliminare un Contatto

  1. Nella scheda contatto, clicca su Elimina
  2. Leggi l'avviso: l'eliminazione rimuove anche tutte le relazioni
  3. Conferma l'eliminazione

{warning} L'eliminazione di un contatto è permanente. Tutte le note, richieste e assegnazioni associate verranno rimosse.

Cambiare Tipologia

Per convertire un contatto in un'altra tipologia:

  1. Clicca su Cambia tipologia
  2. Seleziona la nuova tipologia:
    • Client: Diventa cliente
    • Owner: Diventa proprietario
    • Contact: Diventa contatto generico
  3. Conferma la modifica

Esportare i Dati

Per scaricare la vCard del contatto:

  1. Clicca su Scarica vCard
  2. Il file .vcf verrà scaricato
  3. Importalo nella tua rubrica preferita

Forzare Approvazione Privacy

In casi particolari (consenso verbale documentato):

  1. Clicca su Forza approvazione privacy
  2. Inserisci la motivazione
  3. Lo stato privacy diventerà Approvata

{primary} Documenta sempre come hai ottenuto il consenso per essere conforme al GDPR.